به گزارش خط فارس، این جمله شاید بهترین نقطه شروع برای گفتوگو با دکتر مهدی پاک فطرت باشد؛ مدرس فن بیان، سخنوری و مهارتهای ارتباطی که سالها در محیطهای دانشگاهی و اجرایی فعالیت داشته و از نزدیک با موقعیتهای مختلف ارتباطی مواجه بوده است.
مهدی پاک فطرت در بخشی از تجربیات آموزشی و حرفهای خود، برای توصیف یکی از مشکلات رایج در سخنرانی مدیران، از اصطلاحی استفاده میکند که خودش آن را «توهم میکروفون» نام گذاشته است؛ وضعیتی که در آن، فرد تصور میکند صرفاً به دلیل قرار گرفتن پشت تریبون و در اختیار داشتن میکروفون، ارتباط مؤثری با مخاطب برقرار کرده است.
اما آیا شنیده شدن با مؤثر صحبت کردن یکی است؟
در این گفت وگو، محمدمهدی پاک فطرت از تجربههای خود در آموزش فن بیان، دانشگاه و محیط اجرایی میگوید و توضیح میدهد چرا بعضی سخنرانیها با وجود محتوای خوب، نمیتوانند ارتباط لازم را با مخاطب برقرار کنند.
—
آقای دکتر پاکفطرت، ابتدا بگویید «توهم میکروفون» دقیقاً یعنی چه؟
من برای یک پدیده اصطلاحی دارم که اسمش را گذاشتهام «توهم میکروفون».
منظورم شرایطی است که فرد تصور میکند چون پشت تریبون قرار گرفته، میکروفون در اختیارش است و دیگران هم در حال گوش دادن هستند، بنابراین حتماً سخنران موفقی است.
در حالی که این دو موضوع کاملاً متفاوتاند.
شنیده شدن با مؤثر صحبت کردن فرق دارد.
میکروفون فقط صدای شما را بلندتر میکند؛ نمیتواند سخنرانی شما را جذابتر، ساختارمندتر یا اثرگذارتر کند.
ممکن است صدای شما از طریق یک سیستم صوتی بسیار خوب در یک سالن پخش شود، اما مخاطب ارتباطی با محتوای شما برقرار نکند.
مشکل دقیقاً از جایی شروع میشود که سخنران، «امکان صحبت کردن» را با «توانایی خوب صحبت کردن» اشتباه میگیرد.
به نظرم این مسئله مخصوصاً درباره مدیران اهمیت بیشتری دارد، چون جایگاه مدیریتی باعث میشود افراد معمولاً به حرف مدیر گوش کنند؛ اما این الزاماً به معنای درگیر شدن ذهنی و عاطفی مخاطب با پیام نیست.
—
شما سالها در محیطهای اجرایی و دانشگاهی بودهاید. این پدیده را چقدر در سخنرانیهای واقعی دیدهاید؟
در بسیاری از سخنرانیهایی که دیدهام، مشکل اصلی کمبود دانش یا محتوای سخنران نبوده است.
اتفاقاً گاهی سخنران اطلاعات بسیار خوبی دارد.
اما نحوه ارائه آن اطلاعات، متناسب با مخاطب نیست.
مثلاً سخنرانی با یک مقدمه طولانی شروع میشود، بدون اینکه مخاطب بداند قرار است چه مسئلهای مطرح شود.
یا لحن سخنران از ابتدا تا انتها تقریباً یکسان است.
یا جملات بیش از حد طولانی هستند.
یا عبارتها و کلمات تکراری زیاد استفاده میشوند.
گاهی هم زبان بدن چیزی متفاوت از کلام را منتقل میکند.
مثلاً فرد درباره اهمیت آرامش صحبت میکند، اما سرعت صحبت کردنش بسیار بالاست و بدنش نیز تنش را نشان میدهد.
همه این موارد باعث میشوند فاصلهای میان «پیام سخنران» و «تجربه مخاطب» ایجاد شود.
اینجاست که فن بیان اهمیت پیدا میکند.
—
پس از نگاه شما، مشکل بسیاری از سخنرانیهای مدیریتی، محتوا نیست؛ نحوه انتقال محتواست؟
دقیقاً.
البته نمیخواهم این موضوع را مطلق کنم.
گاهی محتوا هم ضعیف است.
اما حتی محتوای ارزشمند، اگر درست منتقل نشود، ممکن است اثرگذاری مورد انتظار را نداشته باشد.
من همیشه یک جمله را در آموزشهایم تکرار میکنم:
فن بیان قرار نیست جای تخصص را بگیرد؛ قرار است کمک کند تخصص شما بهتر منتقل شود.
یک مدیر ممکن است سالها تجربه داشته باشد و در حوزه خودش متخصص باشد.
اما اگر نتواند این تجربه را برای مخاطب قابل فهم، منظم و جذاب ارائه کند، بخشی از ارزش آن تخصص در فرآیند ارتباط از بین میرود.
به همین دلیل است که من فن بیان مدیران را موضوعی جدا و جدی میدانم.
مدیر فقط سخنران مراسم نیست.
او در جلسه، مذاکره، گفتوگوی فردی، مصاحبه، ارائه گزارش، مدیریت بحران، ارتباط با کارکنان و حتی در یک گفتوگوی کوتاه روزمره دائماً در حال انتقال پیام است.
—
اگر بخواهیم یک سخنرانی مدیریتی را تحلیل کنیم، اولین چیزی که باید بررسی کنیم چیست؟
من معمولاً از «هدف» شروع میکنم.
سؤال اول این است:
بعد از اینکه من صحبت کردم، مخاطب دقیقاً باید چه چیزی را بداند، چه چیزی را بفهمد یا چه کاری انجام دهد؟
اگر پاسخ این سؤال مشخص نباشد، سخنرانی ممکن است تبدیل به مجموعهای از جملات پراکنده شود.
بعد از هدف، باید مخاطب را بشناسیم.
یک مدیر ممکن است یک موضوع را برای کارکنان، مدیران بالادست، مردم، رسانه یا متخصصان توضیح دهد.
نمیتوان برای همه آنها دقیقاً یک مدل صحبت کردن داشت.
بعد به ساختار میرسیم.
شروع، بدنه و پایان.
بعد لحن، مکث، سرعت، تأکید و زبان بدن.
در واقع سخنوری مدیران ترکیبی از چند مهارت است و نمیتوان آن را فقط با «صدای خوب» یا «اعتمادبهنفس» تعریف کرد.
—
یکی از مشکلاتی که زیاد درباره سخنرانی مطرح میشود، یکنواخت بودن صداست. چرا این مسئله مهم است؟
چون صدا فقط حامل کلمات نیست؛ بخشی از پیام است.
فرض کنید یک مدیر یک متن بسیار خوب آماده کرده، اما از اولین جمله تا آخرین جمله با یک سرعت، یک حجم و یک لحن صحبت میکند.
حتی اگر محتوای متن عالی باشد، تجربه شنیداری مخاطب میتواند خستهکننده شود.
اینجا بحث فراز و فرود صدا، تأکید و مکث اهمیت پیدا میکند.
گاهی فقط تغییر جای یک مکث میتواند معنای جمله را برجستهتر کند.
گاهی یک واژه باید بیشتر مورد تأکید قرار بگیرد.
گاهی لازم است سرعت صحبت کاهش پیدا کند تا یک نکته مهم بهتر در ذهن مخاطب بنشیند.
اینها جزئیات کوچکی به نظر میرسند، اما در کنار هم کیفیت ارائه را تغییر میدهند.
—
آیا زبان بدن هم میتواند باعث شود یک سخنرانی ضعیفتر یا قویتر به نظر برسد؟
قطعاً.
کلام و زبان بدن باید تا حد امکان در یک مسیر باشند.
اگر مدیر درباره موضوعی با جدیت صحبت میکند اما حالت بدنش بیانرژی است، یا اگر پیام او نیازمند آرامش است ولی حرکاتش بسیار تند و عصبی است، ممکن است مخاطب دچار دوگانگی شود.
البته منظور من این نیست که مدیر باید از قبل برای تکتک حرکات بدنش یک دستورالعمل حفظ کند.
اتفاقاً زبان بدن مصنوعی میتواند نتیجه معکوس داشته باشد.
من بیشتر روی هماهنگی و آگاهی تأکید دارم.
فرد باید بداند وقتی مضطرب میشود چه اتفاقی برای بدنش میافتد.
آیا مدام دستهایش را تکان میدهد؟
آیا به زمین نگاه میکند؟
آیا بیش از حد جابهجا میشود؟
آیا تماس چشمی را از دست میدهد؟
وقتی این الگوها را بشناسد، میتواند روی آنها کار کند.
—
شما به عنوان یکی از مدرسان با تجربه فن بیان در شیراز و استان فارس، در آموزش مدیران بیشتر با چه مشکلی مواجه میشوید؟
یکی از مسائل مهم، این است که بعضی افراد تصور میکنند چون مدیر هستند، بنابراین باید همیشه «قدرتمند» صحبت کنند.
در حالی که قدرتمند صحبت کردن الزاماً به معنای بلند صحبت کردن، خشک صحبت کردن یا استفاده از کلمات سنگین نیست.
گاهی یک مدیر میتواند با صدای آرام، اما با جملهبندی دقیق و لحن قاطع، بسیار اثرگذارتر باشد.
من در آموزش فن بیان شیراز با افراد مختلفی مواجه شدهام و یکی از چیزهایی که همیشه برایم جالب بوده، تفاوت میان تصویری است که فرد از نحوه صحبت کردن خودش دارد و چیزی که واقعاً مخاطب تجربه میکند.
گاهی فرد فکر میکند بسیار آرام صحبت میکند، اما وقتی صدای ضبطشده خودش را میشنود متوجه میشود سرعتش بالاست.
گاهی فکر میکند تن صدایش بسیار متنوع است، اما در فایل ضبطشده متوجه یکنواختی میشود.
این فاصله میان «تصور ما از خودمان» و «واقعیت عملکردمان» بسیار مهم است.
—
آیا ضبط کردن صدای خودمان میتواند تمرین خوبی برای پیشرفت در فن بیان باشد؟
یکی از بهترین ابزارهای سادهای است که تقریباً همه به آن دسترسی دارند.
البته شنیدن صدای خودمان در ابتدا ممکن است کمی عجیب باشد.
اما اگر هدف، پیشرفت باشد، باید بتوانیم عملکرد خودمان را مشاهده کنیم.
یک سخنرانی کوتاه را ضبط کنید و بعد به چند سؤال پاسخ دهید:
آیا شروع مناسبی داشتم؟
آیا جملهها بیش از حد طولانی بودند؟
آیا سرعت صحبت کردنم مناسب بود؟
آیا کلمات یا عبارتهای تکراری داشتم؟
آیا مکث داشتم؟
آیا صدایم یکنواخت بود؟
آیا پایان مشخصی داشتم؟
همین تحلیل ساده میتواند نقاط قابل اصلاح زیادی را نشان دهد.
البته بهتر است بازخورد فرد متخصص یا فردی که تجربه آموزش دارد هم به آن اضافه شود.
چون گاهی ما نسبت به بعضی عادتهای گفتاری خودمان نابینا هستیم.
—
در صحبتهایتان از «افزایش اعتمادبهنفس» هم صحبت میکنید. آیا فن بیان واقعاً اعتمادبهنفس را بالا میبرد؟
میتواند کمک کند، اما من با وعدههای اغراقآمیز مخالفم.
فن بیان یک قرص نیست که مصرف کنید و ناگهان اعتمادبهنفس شما چند برابر شود.
اما وقتی فرد مهارت بیشتری پیدا میکند، تمرین میکند و چندین بار در موقعیت واقعی موفق میشود، احساس کنترل بیشتری پیدا میکند.
فرض کنید فردی همیشه از سخنرانی میترسیده.
حالا یاد میگیرد چطور سخنرانی را ساختاربندی کند، چطور شروع کند، چطور مکث داشته باشد و چطور با اضطراب اولیه کنار بیاید.
بعد چند بار اجرا میکند و بازخورد میگیرد.
طبیعی است که این فرآیند بتواند در افزایش اعتمادبهنفس او مؤثر باشد.
اما نباید نقش تمرین، تجربه و مواجهه تدریجی با موقعیت را نادیده بگیریم.
من همیشه میگویم:
فن بیان معجزه نمیکند؛ مسیر اصولی و صحیح را نشان میدهد.
—
به نظر شما «مدیر خوب صحبت میکند» با «مدیر سخنران خوبی است» تفاوت دارد؟
بله، و این تفاوت مهم است.
ممکن است یک مدیر در گفتوگوهای روزمره بسیار خوب باشد، اما پشت تریبون دچار مشکل شود.
ممکن است مدیر دیگری سخنران بسیار خوبی باشد، اما در گفتوگوی فردی نتواند شنونده خوبی باشد.
بنابراین ما نباید فن بیان را فقط به سخنرانی عمومی محدود کنیم.
یک مدیر خوب باید بتواند در موقعیتهای مختلف ارتباط مؤثر برقرار کند.
گاهی لازم است جلوی صدها نفر صحبت کند.
گاهی باید با یک کارمند گفتوگوی خصوصی داشته باشد.
گاهی باید به یک مراجعهکننده ناراضی پاسخ دهد.
گاهی باید در جلسه از تصمیم خودش دفاع کند.
گاهی باید یک خبر ناخوشایند را منتقل کند.
هر کدام از این موقعیتها مهارت متفاوتی میخواهد.
به همین دلیل من سخنوری مدیران را بخشی از یک مفهوم بزرگتر یعنی «ارتباط مؤثر مدیر» میدانم.
—
در تجربه شما، چه چیزی باعث میشود مخاطب احساس کند یک سخنران واقعاً با او ارتباط دارد؟
به نظرم اولین چیز، این است که سخنران مخاطب را ببیند.
نه فقط از نظر فیزیکی؛ از نظر ذهنی.
یعنی بداند مخاطب چه دغدغهای دارد، چه چیزی برایش مهم است و چرا باید به این صحبت گوش دهد.
سخنرانی که فقط متن خودش را اجرا میکند، ممکن است اطلاعات زیادی منتقل کند اما ارتباط کمتری ایجاد کند.
در مقابل، سخنرانی که مخاطب را در نظر میگیرد، از مثالهای مرتبط استفاده میکند، سؤال میپرسد، مکث میکند و به واکنشهای مخاطب توجه دارد، احتمال بیشتری دارد که ارتباط واقعی ایجاد کند.
به نظرم یکی از تفاوتهای اصلی میان «صحبت کردن» و «ارتباط برقرار کردن» همین است.
—
پس اگر بخواهید مهمترین اشتباه یک مدیر پشت تریبون را در یک جمله بگویید، چه میگویید؟
اینکه فکر کند مخاطب موظف است به او گوش بدهد.
بله، ممکن است به دلیل جایگاه سازمانی یا شرایط مراسم، مخاطب در سالن بماند.
اما این با درگیر شدن مخاطب با پیام تفاوت دارد.
مدیر باید برای توجه مخاطب ارزش قائل باشد.
باید از خودش بپرسد:
آیا حرف من برای این مخاطب مرتبط است؟
آیا شروع مناسبی داشتهام؟
آیا بیش از حد طولانی صحبت میکنم؟
آیا لحنم یکنواخت شده؟
آیا مثال واقعی دارم؟
آیا پیام اصلی من مشخص است؟
و مهمتر از همه:
آیا مخاطب بعد از پایان صحبت من چیزی برای به خاطر سپردن دارد؟
اگر پاسخ این سؤالها منفی باشد، داشتن میکروفون کمک چندانی نمیکند.
—
شما به عنوان مدرس فن بیان شیراز، اگر بخواهید یک تمرین فوری برای مدیران پیشنهاد دهید، چه میگویید؟
یک تمرین بسیار ساده:
دفعه بعد که قرار است در یک جلسه یا مراسم صحبت کنید، قبل از شروع فقط سه جمله روی کاغذ بنویسید:
پیام اصلی من چیست؟
مخاطب من چه دغدغهای دارد؟
میخواهم مخاطب بعد از صحبت من چه چیزی را به خاطر بسپارد؟
بعد تلاش کنید صحبت خود را حول همین سه سؤال سازماندهی کنید.
تمرین دوم هم ضبط کردن است.
یک ارائه سه تا پنج دقیقهای ضبط کنید و بعد فقط سه ایراد اصلی خودتان را پیدا کنید.
نه بیست ایراد.
سه مورد.
مثلاً:
سرعت زیاد.
تکرار کلمات.
پایان ضعیف.
هفته بعد فقط روی همین سه مورد کار کنید.
بعد دوباره ضبط کنید.
پیشرفت در فن بیان بیشتر از اینکه حاصل یک تمرین عجیب و جادویی باشد، نتیجه همین اصلاحهای کوچک و مستمر است.
—
در پایان، اگر بخواهید یک پیام مستقیم به مدیران و سخنرانان بدهید، چه میگویید؟
میگویم:
میکروفون صدای شما را بلند میکند؛ اما این شما هستید که باید پیام را بلند و اثرگذار کنید.
جایگاه مدیریتی، تخصص، عنوان شغلی و حتی تریبون، هیچکدام به تنهایی تضمین نمیکنند که مخاطب با شما ارتباط برقرار کند.
اگر پشت تریبون قرار میگیرید، به مخاطب احترام بگذارید.
اگر جلسهای را مدیریت میکنید، به زمان دیگران احترام بگذارید.
اگر تصمیمی را توضیح میدهید، تلاش کنید آن را روشن بیان کنید.
اگر با فردی مخالف هستید، قاطع باشید اما ارتباط را خراب نکنید.
و اگر سخنرانی میکنید، به خاطر داشته باشید که هدف فقط تمام کردن متن نیست؛ هدف انتقال مؤثر پیام است.
من، مهدی پاک فطرت، در سالهای فعالیت آموزشی و حرفهای خودم بارها با موقعیتهایی مواجه شدهام که نشان دادهاند کیفیت ارتباط، میتواند روی نتیجه یک تعامل تأثیر جدی بگذارد.
چه در محیط دانشگاه، چه در محیط اجرایی و چه در کلاسهای آموزش فن بیان، یک اصل برای من ثابت مانده است:
خوب صحبت کردن فقط زیبا حرف زدن نیست؛ درست فهماندن است.
و شاید به همین دلیل است که هنوز هم وقتی درباره فن بیان صحبت میکنم، ترجیح میدهم به جای وعدههای عجیب، روی یک اصل ساده تأکید کنم:
فن بیان معجزه نمیکند؛ مسیر اصولی و صحیح را نشان میدهد.
درباره مهدی پاکفطرت
محمدمهدی پاکفطرت، مدرس فن بیان، سخنوری و مهارتهای ارتباطی، در کنار فعالیت آموزشی، سابقه فعالیت دانشگاهی و اجرایی نیز دارد و در دورههای مختلف با گروههای متنوعی از دانشجویان، کارکنان و مدیران کار کرده است.
تجربه چند ساله او در آموزش فن بیان شیراز و استان فارس باعث شده تمرکز آموزشیاش صرفاً بر سخنرانی روی صحنه نباشد و مهارتهایی مانند ارتباط مؤثر، لحن، شخصیت شناسی، زبان بدن، ساختار کلام، گفتوگوی حرفهای و انتقال مؤثر پیام را نیز در بر بگیرد.
از نگاه دکتر پاک فطرت، فن بیان شیراز و آموزش مهارتهای ارتباطی زمانی میتواند اثرگذار باشد که از آموزش صرفاً تئوریک فاصله بگیرد و به تمرین، اجرا و دریافت بازخورد منجر شود.
